初めて社員証を作成する場合

初めて社員証を作成する場合

初めて社員証を作成する際に、確認・用意しておくべきこと、
しなければいけないことをまとめました。

Chart 社員証作成のチャート

社員証作成にあたってのフローチャートです。

フローチャート

Method 社員証の作成にはどんな方法があるのか

大きく分けて、自社でつくるか外注で作るかの2通りの作成方法があります。
さらに、どんな素材で作るかによって、細かく分けることができます。
主な社員証の作成方法は、下記のようなものがあります。

  • 自社

    自社でつくる

    • ラミネートで作成する
    • 既存の社員証にシールを貼る
    • 専用プリンタを購入して作成する
    • 社員証作成キット(専用プリンタなどのセット)を購入して作成する
    • プラスチックカード台紙にインクジェットプリンタで印刷する
  • 外注でつくる

    • プラスチックカード型社員証を作成する
    • ICカード、磁気カードの社員証を作成する
    • 電子マネー付き社員証を作成する
    • クレジットカード一体型社員証を作成する
    • ラミネートの社員証を外注で作成する

しっかりした社員証を作成したい場合や、デザインの作成ができない場合、作成に手間をかけたくない場合は、外注でプラスチックカードで社員証を作成するのが良いでしょう。

見た目は多少かっこ悪くてもいいので、とにかく安く抑えたい、という場合には、自社で作るのが良いでしょう。
(ただし、社員証のデザインも自分たちで作る必要があるので、手間がかかるのと、 Illustratorなどの画像作成ソフトを使う必要があります。もちろん、パワポやexcelなどで作れないこともないですが。)
枚数が少ないならラミネーターで作り、枚数が100枚を超える場合はプラスチックカード台紙を買ってきて印刷するのが良いでしょう。

それぞれ、どんな特徴や仕上がりになるのかまとめた記事がありますので、詳細はそちらをご確認ください。

特徴や仕上がり詳細

Decision 再作成にあたり、決めなければいけないこと

社員証を新規作成をするにあたり、決めなければいけないことがいくつかあります。

  • 1 どのような機能の社員証を作成するか

    一つ目のポイントは、入館管理機能や勤怠管理機能などを社員証にもたせるかどうか、です。

    もたせない場合は、プラスチックカードなどで作られた、ノーマルな社員証を作成すればOKです。

    もたせる場合は、ICカードや磁気カード、バーコードを印字するなどの必要があります。
    機能付社員証を作成することで、タイムカードを押す必要がなくなったり、会社のセキュリティーが向上したりといったメリットが生まれます。
    また、合わせて入館管理システムや勤怠管理システムの導入を検討する必要があります(それらを未導入の場合)。
    そうしたシステムを導入する場合、ある程度費用がかかるので、そうしたことを検討する必要がないのであれば、深く考えずに、何も機能をもたせない、ノーマルな社員証を作成すれば問題ないでしょう。

  • 2 見た目にこだわるかどうか(どのような素材で社員証を作成するか)

    二つ目のポイントは、どの程度見た目にこだわるかを決める必要があります。それによって、社員証をどのような素材で作成すべきかが決まります。

     見た目にこだわりたいのであれば、プラスチックカードの社員証を外注で作成するのが良いでしょう。

     そこまでこだわりがないのであれば、素材はなんでも良いということになります。プラスチックカードでも、紙に印刷してラミネートをするのでも良いでしょう。
     当然、プラスチックカードの方が高級感がありますが、ラミネーターで作られたものより費用は高くなります。
     またラミネーターで作るのであれば、自分たちで作ることもできますが、作成には手間がかかります。
     予算だったり、手間をどの程度かけられるかなどのポイントで素材を決めると良いでしょう。

  • 3 デザインを自分たちで作成するか(できるか)、外注で作成してもらうか

    社員証を作成するには、社員証をデザインする必要があります。
    ですので、まずは自分たちでデザインを作成するか、外注で作成してもらうかを決めましょう。

    自分たちでデザインを作成できるのであれば、選択肢が広がります。
    自社で作成したデザインデータを入稿して外注で印刷してもらうこともできますし、印刷まで自社で行うこともできます。

    デザインを自社で作成するには、その分手間が発生します。
    また社員証のデザインには、 Illustratorなどの画像作成ソフトを使う必要があります。もちろん、powerpointやexcelなどで作れないこともないですが、デザインを作成するソフトではないので、あまりカッコよくは仕上げることはできません。

    デザインができない場合には、社員証は外注することになります。イメージを伝えたり、テンプレートを選択するなどしてデザインを作成してもらいましょう。
    デザイン作成には時間がかかりますので、期間としては2週間〜3週間程度を見ておく必要があるでしょう。
    また、作成費用とは別にデザイン料が発生する場合もあります。

  • 4 外注先を決める(外注する場合)

    社員証の作成を外注する場合は、外注先を探して決める必要があります。
     その際、価格だけでなく、セキュリティがしっかりしている会社に発注するのがオススメです。
     社員証には個人名や写真などの情報が記載されることが普通ですので、情報漏洩対策をしっかり取っている会社に頼むと良いでしょう。
     チェックするポイントとしては、Pマークを取得しているかどうかや、情報漏洩にどのような対策をとっているのかなどを確認すると良いでしょう。

Preparation 作成にあたり、用意しなければいけないもの

社員証を作成するには、下記のデータを用意する必要があります。
(もちろん、今の社員証に新しいロゴを印刷したシールを貼って済ます場合には不要です。)

  • 用意するもの

    • ロゴデータ(ai形式またはpngやjpgなどのイメージファイル形式を推奨)
    • 顔写真(pngやjpgなどのイメージファイル形式を推奨)
    • 名前
    • 社員番号
    • 発行年月日(もしくは有効期限)
    • 発行先住所
    • 発行先の印影(psd形式またはpngやjpgなどのイメージファイル形式を推奨)

名前や社員番号などはexcelなどで一覧表を作成しておきましょう。

印影は紙に押印したものをスキャンして画像データ化しておきましょう。
自分たちでデザインできない場合は、外注先に画像データを渡せば、デザインに組み込んでもらえます。
自分たちでデザインする場合は、photoshopなどで加工してデザインに組み込む必要があります。
(photoshopを使ったことがない場合は、下記のような無料ツールを使用する方法もあります。
http://wind-mill.co.jp/iwashiblog/2015/02/digital-stamp/
photoshopなどで加工しておくと、社員証以外にも色々使えて便利です。)
顔写真は、各自に証明写真などを撮ってきて持ってきてもらう方法と、呼び出して撮影する方法があります。

外注に出す場合は、写真が用意できた後に、名前などが書かれたファイルに紐付けましょう。どの写真がどの人のものか、外注先にわかるようにしておきましょう。

Cost 作成にはどれぐらいの費用がかかるのか

プラスチックカードの社員証を外注で作成する場合、外注先や枚数にもよりますが、1枚あたり400〜1,000円程度の費用を見ておくとよいでしょう。
自社(自分たち)で作成する場合、どのように作るかで値段はピンキリですが、紙に印刷したものをラミネートするだけであれば1枚あたり数十円、専用のキットを使う場合は1枚あたり150円〜の費用がかかります。