ロゴ変更で社員証の再作成
会社のロゴが変更になり、社員証を再作成しなければいけなくなったときに、
しなければいけないことをまとめてみました。
Chart 社員証再作成のチャート
社員証再作成にあたってのフローチャートです。
Method 社員証の再作成にはどんな方法があるのか
大きく分けて、自社でつくるか外注で作るかの2通りの作成方法があります。
さらに、どんな素材で作るかによって、細かく分けることができます。
主な社員証の再作成方法は、下記のようなものがあります。
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自社でつくる
- ラミネートで作成する
- 既存の社員証にシールを貼る
- 専用プリンタを購入して作成する
- 社員証作成キット（専用プリンタなどのセット）を購入して作成する
- プラスチックカード台紙にインクジェットプリンタで印刷する
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外注でつくる
- プラスチックカード型社員証を作成する
- ICカード、磁気カードの社員証を作成する
- 電子マネー付き社員証を作成する
- クレジットカード一体型社員証を作成する
- ラミネートの社員証を外注で作成する
しっかりした社員証を再作成する場合は、外注でプラスチックカードで社員証を作成するのが良いでしょう。
見た目は多少かっこ悪くてもいいので、とにかく安く抑えたい、という場合には、自社で作るのが良いでしょう。
一番手間がかからないのは、新しいロゴをシールに印刷して既存の社員証に貼る方法です。
社員証自体を作り直す場合は、枚数が少ないならラミネーターで作り、枚数が100枚を超える場合はプラスチックカード台紙を買ってきて印刷するのが良いでしょう。
（ただし、社員証のデザインも自分たちで作る必要があるので、手間がかかるのと、 Illustratorなどの画像作成ソフトを使える必要があります。もちろん、パワポやexcelなどで作れないこともないですが。）
それぞれ、どんな特徴や仕上がりになるのかまとめた記事がありますので、詳細はそちらをご確認ください。
特徴や仕上がり詳細
Decision 再作成にあたり、決めなければいけないこと
ロゴ変更で再作成をするにあたり、決めなければいけないことがいくつかあります。
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１ 機能性社員証の再作成か、ノーマルな社員証の再作成か（再作成の機会に、ノーマルな社員証から入館・勤怠管理ができる機能性社員証に作り変えるのか）
現在、機能性社員証を使用している場合は、機能性社員証を再作成ことになります。
今ノーマルな社員証を使用している場合には、ノーマルな社員証を再作成するか、この機会に、入館管理機能や勤怠管理機能付きの社員証に作り変えるを検討します。
再作成のタイミングで機能性社員証を作成する会社さんも少なくありません。機能付社員証に作り変えることで、タイムカードを押す必要がなくなったり、会社のセキュリティーが向上したりといったメリットが生まれます。
機能付社員証へ作り変えるには
ただ、システムを導入する必要がありある程度費用がかかるので、そうしたものが必要がないのであれば、深く考えずにノーマルな社員証を作成すれば問題ないでしょう。 -
２ 見た目にこだわるか、こだわらないか
見た目がしっかりものにしたい場合は、外注にて再作成をするのが良いでしょう。
見た目にはこだわらない場合には、新しいロゴを印字してシールを貼るだけでもよいでしょう。その場合は、自社で印刷をしてしまえば、そこまで費用をかけずに済ますこともできます。見た目にこだわらないとはいえ、さすがにシールは、という場合には外注をしてしまいましょう。 -
３ 外注する場合は、どこに発注するのか
以前発注した会社にお願いするのでなければ、新しく発注先を探す必要があります。
その際、価格だけでなく、セキュリティがしっかりしている会社に発注するのがオススメです。社員証には個人名や写真などの情報が記載されることが普通ですので、情報漏洩対策をしっかり取っている会社に頼むと良いでしょう。
チェックするポイントとしては、Pマークを取得しているかどうかや、情報漏洩にどのような対策をとっているのかなどを確認すると良いでしょう。
Preparation 再作成にあたり、用意しなければいけないもの
社員証を再作成するには、下記のデータを用意する必要があります。
（もちろん、今の社員証に新しいロゴを印刷したシールを貼って済ます場合には不要です。）
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用意するもの
- ロゴデータ（ai形式またはpngやjpgなどのイメージファイル形式を推奨）
- 顔写真（pngやjpgなどのイメージファイル形式を推奨）
- 名前
- 社員番号
- 発行年月日（もしくは有効期限）
- 発行先住所
- 発行先の印影（psd形式またはpngやjpgなどのイメージファイル形式を推奨）
名前や社員番号などはexcelなどで一覧表を作成しておきましょう。
印影は、以前使用したデータで問題ありません。
顔写真は以前のデータがあればそれを使えばよいのですが、残っていない場合や、新しく撮り直すことが必要な場合もあると思います。
その場合は、各自に証明写真などを撮ってきて持ってきてもらう方法と、呼び出して撮影していく方法があります。
外注に出す場合は、写真が用意できた後に、名前などが書かれたファイルに紐付けましょう。どの写真がどの人のものか、外注先にわかるようにしておきましょう。
Cost 再作成にはどれぐらいの費用がかかるのか
シールを貼って済ます場合は、1枚あたり数円〜数十円程度で済むでしょう。
カードから再作成する場合、外注では1枚あたり400〜1,000円程度の費用を見ておくとよいでしょう（外注先や枚数によって異なります）。
自社（自分たち）でカードを再作成する場合、どのように作るかで値段はピンキリですが、紙に印刷したものをラミネートするだけであれば1枚あたり数十円、専用のキットを使う場合は1枚あたり150円〜の費用がかかります。
機能性社員証の場合は外注になりますが、素材によって値段は変わってきます（ICカードなのか、磁気カードなのか等）。直接外注先に見積もりを取ると良いでしょう。